팀 공용 계정 정보 보관 도구 설계

문제

사내 위키가 전체 공개로 바뀌면서, 위키의 보기 권한 제어로 팀 공용 계정 정보를 나눠 보던 방식을 쓸 수 없게 되었다. 대상 정보는 QA 테스트 계정, Jenkins 같은 사내 도구 로그인, 빌드 머신 로그인과 라이선스 시리얼, 프로젝트 공용 개발 계정이다.

그 뒤 계정 정보는 메모장, 스티키, 개인 파일, 채팅 평문으로 흩어졌다. 처리 흐름은 이랬다.

• 보관: 각자 메모장이나 개인 파일에 따로 둔다. 값은 팀장이나 계정을 만든 사람이 소유한다.
• 공유: 채팅이나 메일로 평문을 보낸다. 다른 팀이 필요하면 아는 사람을 찾아 또 평문으로 넘긴다.
• 확인: 값이 최신인지 몰라 소유자에게 다시 묻는다.
• 변경: 비밀번호가 바뀌어도 예전에 보낸 평문은 그대로 남는다.

페인 포인트는 두 가지였다.

1. 위키는 전체 공개라 값을 올리면 회사 전체에 보인다.
2. 값이 특정 사람에게 묶여 있어서 누구에게 물을지 찾아야 하고, 그 사람이 없으면 일이 멈춘다.

본인 메모에서 찾는 데는 5분도 안 걸리지만, 소유자에게 물으면 상대가 답할 때까지 기다려야 한다. 실제 비용은 찾는 시간보다 소유자를 찾고 기다리는 데서 난다.

설계

사내망 웹 도구로 만들고 Google Workspace 로그인을 쓴다. 회사 도메인 계정만 로그인할 수 있다.

도구가 하는 일

• 보관: 팀 공간에 항목을 등록한다. 값은 기본 숨김이고 저장할 때 암호화한다. 로그에는 값을 남기지 않는다. 라이선스 시리얼도 비밀번호와 같은 급으로 다룬다.
• 공유: 항목마다 볼 사람을 지정한다. 채팅·메일에는 값 대신 링크만 보낸다. 권한 있는 사람이 도구에서 직접 본다.
• 조회: “보기”를 누르면 값이 잠깐 보였다가 다시 가려진다.
• 찾기: 위키처럼 페이지 트리에서 원하는 페이지를 연다.
• 변경: 값을 고치면 그 항목이 정본이 된다. 누가 언제 바꿨는지만 남긴다.

사람이 하는 일

계정 발급, 비밀번호 교체, 공개 범위 결정, 접근 요청 승인·거절은 사람이 한다. 도구는 찾아 주고 권한을 나눠 보여 주는 보조 역할에 머문다. 공간 만들기, 멤버 초대, 항목 등록, 보기 권한은 처음 한 번 설정하고, 이후에는 멤버 변경, 비밀번호·시리얼 교체, 접근 요청이 있을 때만 손댄다.

데이터 모델

• 공간: 이름, 상위 조직, 관리자, 멤버
• 항목: 이름, 묶음(예: 빌드서버1), 종류, 주소, 계정 ID, 메모, 태그
• 값: 비밀번호, 키, 시리얼. 등록·수정할 때만 입력하고 이후에는 숨긴다.
• 항목별 보기 권한, 다른 팀 게스트 지정
• 로그인과 멤버 지정에는 Google Workspace 사용자 정보를 쓴다.

권한 규칙

가장 까다로운 부분은 페이지 트리의 권한 상속과, 항목 하나만 여는 게스트 예외를 한 규칙으로 맞추는 일이다.

• 공간은 기본 비공개다.
• 권한이 없는 다른 팀 공간은 사이드바에 잠김으로 표시한다. 이름은 보이지만 페이지 트리는 펼치지 않는다.
• 잠긴 공간을 누르면 담당자에게 권한을 요청하라는 안내가 나온다. 승인 전에는 하위 페이지와 값을 볼 수 없다.
• 한 항목만 필요하면 공간 전체가 아니라 그 항목만 게스트로 연다. 공유 화면에는 사람별 보기 권한과 소속 팀을 함께 표시해 게스트를 구분한다.
• 페이지를 다른 부모로 옮기면 상속받는 권한이 달라진다. 그래서 옮기기 전에 누가 새로 보게 되는지를 먼저 보여 준다.

한계

• 조회하면 화면에 값이 잠깐 나올 뿐, 평문이 세상에서 사라지는 것은 아니다.
• 예전에 채팅·메일로 보낸 평문은 이 도구가 지우지 못한다. 다만 비밀번호가 바뀐 뒤에는 항목 하나만 고치면 되고, 다음부터는 모두 도구의 값을 본다.
• 1회 찾기 시간은 도입 전에도 짧아서 시간 절감은 목표로 잡지 않는다. 목표는 반복 커뮤니케이션과 소유자 응답 대기를 줄이는 것이다.

바뀌는 업무 방식

상황	이전	이후
QA가 테스트 계정 정보를 잊었을 때	소유자를 찾아 묻거나 메모장을 뒤진다	팀 공간의 페이지 트리에서 값을 연다
개발자가 빌드 머신이나 Jenkins에 로그인할 때	팀장이나 생성자에게 채팅으로 묻는다	권한 있는 사람이 팀 공간에서 값을 연다
다른 팀이 계정 하나를 써야 할 때	아는 사람을 찾아 평문을 받는다	잠긴 공간을 눌러 권한을 요청하고, 승인되면 도구에서 본다. 한 항목만 필요하면 그 항목만 게스트로 승인받는다
비밀번호가 바뀐 뒤	예전 값이 어디에 남았는지 모른다	항목 하나만 고친다

팀이 늘어나면 공간과 멤버만 추가하면 된다. 수용 조건은 합의한 인원이 2주 이상 실제 업무에서 쓰면서 치명 오류가 없고, 사용자 설문에서 관련 불만이 줄 것이라는 응답이 목표치를 넘는 것으로 잡았다.